Starta en förening

För att man ska kunna bilda en förening måste man vara ett antal personer som vill arbeta med eller utveckla ett gemensamt intresse. 

De personerna väljer sedan en tillfällig styrelse som bör ta itu med följande uppgifter:

• Föreslå ett namn på föreningen
• Skriva ett förslag till stadgar (regler) för föreningen. Stadgarna (se under rubriken Att skriva stadgar) är viktiga eftersom de anger hur föreningen ska arbeta.
• Förbereda alla frågor som ska diskuteras på föreningens första möte (ett konstituerande möte).
• Sammankalla till ett allmänt möte (affischera på stan eller dylikt) där föreningen slutgiltigt ska bildas. I kallelsen (inbjudan till mötet) ska det stå att mötet har som mål att bilda en förening. I kallelsen ska det också stå datum, tid och plats för mötet.
• För att få bidrag från kommun mfl myndigheter måste föreningen vara ansluten till ett riksförbund därför ska man kontakta det riksförbund som är aktuellt för er typ av förening tex Riksidrottsförbundet för idrottsföreningar. När man registrerar sig får man ett registreringsbevis från sitt riksförbund som sedan används vid bidragsansökningar mm.
• Förbereda alla frågor som ska diskuteras på föreningens första möte.

Om man startar en förening i Sverige så behöver den inte registreras eller godkännas enligt någon lag. Man kan alltså bilda en förening utan tillstånd från några myndigheter.

Föreningen måste dock följa de andra lagar och regler som gäller i samhället och dessutom finns det en hel del praxis som styr föreningarnas verksamhet.

Vanligt är att när man startar en förening ansöker man om ett organisationsnummer från den lokala skattemyndigheten. Organisationsnumret är Skattemyndighetens kontrollnummer på föreningar och det kan jämföras med våra personnummer. Ett organisationsnummer ansöker man om att få på en särskild blankett från Skattemyndigheten Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. 

Tillsammans med ansökan om organisationsnummer måste man bifoga föreningens stadgar och kontaktuppgifter på föreningens styrelse som valts på ett medlemsmöte. Efter att en förening är registrerad hos Skattemyndigheten och fått ett organisationsnummer kommer föreningen sedan årligen få en deklarationsblankett från Skattemyndigheten där föreningens inkomster och utgifter ska fyllas i och skickas in.

För att kunna få bidrag från kommunen eller annan myndighet måste föreningen också ha ett post- eller bankgironummer dit bidraget kan betalas ut.

En förening bör ha regler för sitt arbete. Dessa regler kallas stadgar. Här nedan finns några exempel på vad stadgarna bör innehålla.

1. Föreningens namn
2. Mål och uppgifter för föreningen
3. Vilken inriktning föreningens verksamhet ska ha
4. Vilka personer som ska bli medlemmar i föreningen
5. Hur man blir medlem i föreningen och hur man gör för att lämna den
6. Medlemmarnas rättigheter och skyldigheter
7. På vilket sätt föreningen beslutar om medlemsavgifterna (normalt gör man det på ett årsmöte)
8. Verksamhetsår - räkenskapsår (Under denna rubrik talar man om ifall föreningens verksamhetsår följer kalenderåret (1 jan - 31 dec) eller någon annan indelning)
9. Regler för föreningsmöten och årsmöten
10. När och hur man kallar medlemmarna till möten och årsmöten (det är vanligt att man gör det minst två veckor före mötesdagen)
11. Hur lång tid före ett möte som medlemmarna ska skicka in sina förslag (motioner) till styrelsen
12. Beslutsordning
    - Hur besluten ska fattas vid årsmöten och andra medlemsmöten. Enligt somliga stadgar måste minst två tredjedelar av de närvarande vara överens för att de ska kunna fatta ett beslut. Enligt andra räcker det att minst hälften är överens
    - När öppen och sluten omröstning ska användas. En öppen omröstning innebär att alla kan se hur medlemmarna röstar, tex vid handuppräckning. Vid en sluten omröstning använder man röstsedlar, de enskilda medlemmarnas beslut är alltså hemliga
13. Man måste också bestämma hur man ska göra för att ändra i stadgarna, vanligt är att två medlemsmöten efter varandra måste fatta samma beslut för att kunna ändra stadgarna. Dessutom är det vanligt att minst två tredjedelar av de närvarande medlemmarna ska vara överens för att kunna ändra stadgarna.

På ett möte då en förening ska bildas måste alla ha samma möjligheter att delta i diskussionen och påverka besluten.

Mötet bör bland annat ta upp följande uppgifter:

Mötets öppnande Någon av dem som sammankallat mötet, det vill säga ordföranden i den tillfälliga styrelsen hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat.

Dagordning Det första man gör på mötet är att bestämma vilka ärenden som ska finnas med på dagordningen (den lista på frågor man ska ta upp).

Val av mötesfunktionärer I början av mötet bestämmer också mötesdeltagarna vem som ska vara mötesordförande, sekreterare, justeringsman och rösträknare.

Mötesordföranden är den som leder mötet. Sekreteraren är den som för anteckningar och skriver ner alla beslut i ett protokoll. Justeringsmännen läser igenom protokollet efter att sekreteraren skrivit rent det (kan ske flera dagar senare) och kontrollerar att alla beslut som fattades är rätt antecknade i protokollet. De skriver sedan under det (det är ett bevis för att protokollet är korrekt).

Även sekreteraren själv och mötesordföranden skriver under protokollet. Rösträknare anlitas vid de tillfällen då mötesdeltagarna inte kan komma överens om något utan måste rösta för att kunna komma till beslut. Om alla är överens behövs ingen rösträknare.

Föreningens namn

Föreningens stadgar

Medlemsavgift De som är med på mötet bestämmer hur stor avgift varje person måste betala för att bli medlem i föreningen. Därefter beslutar man varje år på årsmötet hur stor avgiften ska vara det kommande året.

Val av ordförande för föreningen Ordföranden för föreningen väljs ofta vid ett särskilt val, däremot fördelar styrelseledamöterna ut de övriga uppgifterna i styrelsen.

Val av styrelseledamöter och suppleanter  (ersättare om ledamöterna inte kan närvara).

Val av beredning
En valberedning består normalt av 3-4 personer och deras uppgift är att inför det kommande årsmötet föreslå vilka personer som bör väljas till de olika förtroendeuppgifterna i föreningen, tex ordförande, ledamöter.

En förenings första möte kan naturligtvis också innehålla diskussioner om andra frågor tex vilken verksamhet föreningen ska bedriva och hur den ska finansieras.

Det färdigskrivna och undertecknade protokollet från en förenings första möte kommer att fungera som bevis för att föreningen har bildats. Det är därför viktigt att spara det. 

Man måste också bestämma om hur man gör för att upplösa föreningen (nedläggning). Vanligt är att man har två medlemsmöten efter varandra som beslutar samma sak. Man måste då också reda ut vad som händer med föreningens tillgångar och skulder.

Styrelsens uppgifter i en förening är bland annat att:

• Se till att besluten som fattas på föreningsmötena också genomförs.
• Ansvara för administration, ekonomi och olika aktiviteter för medlemmarna som t ex barn och ungdomsverksamhet, tävlingar, medlemsarrangemang.
• Förbereda de frågor som tas upp på medlemsmötena.
• Styrelsen ansvarar gemensamt för föreningens verksamhet inför medlemmarna. Den har också det juridiska ansvaret för föreningen. Det innebär att styrelsen har ett rättsligt ansvar, den kan t ex ingå avtal.
• Styrelsemedlemmarna har olika ansvarsområden, i varje styrelse ska det finnas en ordförande, en sekreterare och en kassör. Dessutom är det vanligt att man väljer olika sakansvariga personer. De ansvarar för olika aktiviteter som föreningen planerar. Man kan till exempel ha olika sektioner inom en förening, en ungdomssektion, en tävlingssektion etc.

Ordförandens uppgifter i en förening är bland annat:

• Att samordna styrelsens arbete
• Vara mötesledare vid styrelsemöten
• Se till att de beslut som föreningen fattat genomförs
• Är ofta föreningens firmatecknare*
• Att godkänna föreningens inbetalningar och utbetalningar
• Vice ordföranden sköter ordförandens uppgifter när han eller hon inte kan närvara.

* Firmatecknare är den person eller de personer som i föreningens namn får skriva sina namnteckningar på olika slags handlingar, ekonomiska uppgörelser mm. Det vanligaste är att ordföranden tillsammans med sekreteraren eller kassören får i uppdrag att göra det (de får teckna föreningens firma).

Sekreterarens uppgifter i en förening är bland annat:

• Att ha hand om föreningens post
• Att skriva styrelsens protokoll
• Att ha hand om föreningens arkiv
• Att ansvara tillsammans med ordföranden för att medlemmarna kallas till olika möten

Kassörens uppgifter i en förening är bland annat:

• Ansvarar för föreningens ekonomi
• Sköter föreningens in- och utbetalningar
• Ansvarar tillsammans med ordföranden för att föreningens ansökningar om bidrag lämnas in i tid till rätt myndighet
• Ansvarar för föreningens bokföring
• Sköter föreningens medlemsregister
• Rapporterar regelbundet till styrelsen om föreningens ekonomiska situation

De sakansvariga styrelse- ledamöterna ansvarar för varsitt verksamhetsområde tex studier, kultur, barn- och ungdoms- verksamhet eller idrott.

De har också till uppgift att

• Starta verksamhet inom sina verksamhetsområden
• Förbereda ärenden som rör deras verksamhetsområden och berätta om dem innan styrelsen eller ett föreningsmöte fattar beslut

Revisorerna har ansvaret för kontrollen inom föreningen. De är en länk mellan medlemmarna och styrelsen som ser till att allting utförs så som det har beslutats.

Revisorerna har till uppgift att granska

• Att styrelsen följer föreningens stadgar
• Att styrelsen följer medlemsmötenas beslut
• Att räkenskaperna och bokföringen fungerar. De kontrollerar att det finns kvitton på alla in- och utbetalningar och att summorna på kvittona skrivs in rätt i kassaboken. De kontrollerar att de ekonomiska rapporterna är korrekta.
• Att föreningen inte bryter mot samhällets olika lagar och regler
• Revisorerna ska lämna in en skriftlig rapport om sin granskning av föreningen till årsmötet. Dessa rapporter kallas revisionsberättelser. Räkenskaperna bör granskas av revisorerna under året oavsett om det finns anledning att misstänka felaktigheter eller ej.
• I revisionsberättelsen skriver revisorerna om det finns något att invända mot styrelsens arbete. De föreslår också om medlemmarna ska godkänna styrelsens arbete under det gångna året eller ej (detta kallas att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen).

Innan årsmötet måste styrelsen bestämma när det ska hållas och vilka frågor som det ska beslutas om.

I de flesta föreningar tar man sedan också upp:

• Om kallelsen har gått ut till medlemmarna så som stadgarna föreskriver
• Hur dagordningen ska se ut
• Val av mötesfunktionärer (ordförande, sekreterare, justeringsman mm)
• Om styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska berättelse ska godkännas
• Om revisorernas berättelse ska godkännas
• Om styrelsen har beviljats ansvarsfrihet
• Val av styrelse och revisorer inför nästa år
• Hur stor medlemsavgiften ska vara nästa år
• Val av valberedning
• Hur föreningens verksamhet och ekonomi ska se ut under det kommande verksamhetsåret
• Motioner som skickats in i förväg från medlemmarna
• Förslag från styrelsen

Här kan du få lite tips om hur en förening fungerar, hur man gör för att bli medlem i en förening och vilka rättigheter och skyldigheter du har som medlem.

Att gå med i en förening är ett sätt att engagera sig i något som man tycker är kul och intressant och ett bra sätt att få många vänner med liknande intresse. Alla människor har rätt att vara med i en förening, men man bör tänka på att föreningslivet bygger på ideellt engagemang. Det betyder att medlemmar, barn och vuxna, arbetar i föreningen på sin fritid utan lön. Därmed är föreningens verksamhet beroende av att man som medlem eller förälder till en medlem ställer upp och hjälper till. Man kan säga att föreningen lever genom sina medlemmar. 

För föreningens ekonomi är deltagaravgifter och medlemsavgifter den viktigaste inkomsten. Föreningen kan även få ett visst bidrag från kommunen och andra institutioner. Föreningens utgifter går framför allt till lokaler och utrustning som behövs i verksamheten.

Alla föreningar har ledare eller tränare som ansvarar för fritidsaktiviteterna och träffarna i föreningen. Dessa ledare och tränare lägger ner mycket tid på sin fritid för att göra bra och trevliga aktiviteter för alla medlemmar.

Man brukar säga att en ideell förening ska vara demokratiskt uppbyggd. Det betyder att man som medlem har rätt att vara med och diskutera och bestämma om verksamheten. Detta sker vanligast på en förenings obligatoriska årsmöte. På ett årsmöte redovisar styrelsen om föreningens verksamhet och ekonomi för föregående år. På ett årsmöte bestämmer man också vilka som ska sitta i styrelsen för nästa år. Styrelsens uppgift är att sköta föreningens löpande verksamhet och att se till att föreningarnas stadgar (lagar) följs.

Om du vill bli medlem i en förening är det bara att ringa upp någon kontaktperson i föreningen för att få mer information. Vilka föreningar som finns i kommunen kan du se i föreningsregistret.

För att nå ut till människor med er nystartade förening är det en god idé att anmäla er till kommunens föreningsregister. Vill er förening synas i föreningsregistret så gör ni en anmälan via Rbok Länk till annan webbplats.! Ansökan granskas och godkänns innan föreningen syns i det publika föreningsregistret.

Andra saker som man kan göra för att tala om att man finns och vill ha fler medlemmar är att göra affischer och sätt upp på offentliga anslagstavlor. Eller varför inte göra aktiviteter på stan med din förening, visa upp för Luleåborna att ni finns och vad ni gör.