Beställning av vikarie under helger och röda dagar
Förstora bildenKlicka på bilden för att förstora
Här har vi samlat information till dig som behöver beställa vikarie via Time Care Pool under helger och röda dagar när Bemanningen inte har öppet.
Om ni vill stoppa en beställning
- Logga in som vanligt via timepoolweb.lulea.se
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. - Gå till ''Arbetsplatsbeställningar''
- Klicka in på den beställningen ni vill stoppa
- Tryck på knappen ''Stoppa''
När ni tryckt på ''Stoppa'' så innebär det att vår Bokningsassistent inte längre kommer skicka ut förfrågningar och inte heller kunna boka någon vikarie som tackar Ja till passet efter att ni stoppat beställningen.
Detta gör att ni själva kan bestämma hur länge ni vill vänta på svar av vikarierna och riskerar heller inte att det blir dubbelbokat om ni väljer att lägga in en ny beställning med senare starttid.
Lägg starttid på passet minst 30 minuter framåt,
Lägg bara in ett pass åt gången!
Varför är det viktigt att lägga starttid på passet minst 30 minuter framåt?
- Vikarierna behöver tid på sig att ta sig till arbetsplatsen. Om de får förfrågan för ett pass som börjar om 15 minuter är risken stor att de tackar nej = ni får ingen vikarie
- Bokningsassistenten slutar arbeta med en beställning vars starttid passerat och kommer inte heller boka ut en vikarie som tackat Ja till ett pass om starttiden passerat
Exempel:
Klockan är 06:45 och ni får veta att kollega som skulle börjat kl. 07:00 är sjuk och ni behöver beställa en vikarie via Time Care Pool.
- Lägg in beställning med starttid tidigast kl. 07:15
- För bäst chans att få en vikarie, lägg starttid 60 minuter framåt i tiden
Förstora bildenKlicka på bilden för att förstora
Inloggning och beställning
timepoolweb.lulea.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
- Tänk på att INTE googla fram adressen vilket kan medföra att du kommer mot fel kommun eller fel version.
- Plats – Välj er arbetsplats
- Beställningsreferens - Vem vikarien ska ersätta
- Beställningsorsak – Orsak till vikariebehov
- Annonstext – Detta ser vikarien på ‘’Intresseanmälan’’
- Kompetenskrav – Tex delegation, körkort (begränsar antalet vikarier som kan förfrågas och bokas)
- Kontaktpersoner – Vilka av er som ska få sms vid bokning
- Pass – Välj datum och tid (Tänk på framförhållning vid val av starttid, vikarien ska hinna ta sig om det är på kort varsel. Lägg endast in ett pass åt gången)
- Anteckningar – behöver inte användas under helg
- Info till vikarien – Vikarien får denna information vid bokning
- Tillåt automatisk bokning – denna är ifylld så att vår bokningsautomat kan förfråga och boka ut vikarie (obs! kan inte reservera vikarie genom att bocka ur)
Arbetsplatsbeställningar
- Här väljer du om du vill se alla dina arbetsplatsers beställningar eller en enskild arbetsplats beställningar.
- I kalendern väljer du vilket datum intervall du vill se.
- Här kan du se beställningar, kontaktpersoner (behöriga beställare), kompetenskrav, personal (vikarier).
Förstora bildenKlicka på bilden för att förstora
Kolumnval
- Som beställare kan det vara bra att lägga till kolumnen skapat av för att se vem som skapat beställningen.
- Detta gör att ni kan se tidigare beställningar med aktuell status, som andra har lagt in för er arbetsplats.
Förstora bildenKlicka på bilden för att förstora
Om ingen vikarie har tackat Ja till det förfrågade passet och när tiden för passets starttid nås, kommer Bokningsassistenten sluta arbeta med beställningen.
- Det kommer inte utgå något meddelande om avslag
- Beställningen kommer få status ''Förfallen'' när passets starttid nås
- Bokningsassistenten kommer inte boka ut någon vikarie på en beställning vars starttid har passerat
Ni kan därför lägga in ny beställning med ny starttid längre fram utan att vara rädd för att Bokningsassistenten kommer boka ut vikarie på båda beställningarna
Om ni vill stoppa en beställning
- Gå till ''Arbetsplatsbeställningar''
- Klicka in på den beställningen ni vill stoppa
- Tryck på knappen ''Stoppa''
När ni tryckt på ''Stoppa'' så innebär det att vår Bokningsassistent inte längre kommer skicka ut förfrågningar och inte heller kunna boka någon vikarie som tackar Ja till passet efter att ni stoppat beställningen.
Detta gör att ni själva kan bestämma hur länge ni vill vänta på svar av vikarierna och riskerar heller inte att det blir dubbelbokat om ni väljer att lägga in en ny beställning med senare starttid.
- Ny – nyinlagd beställning som Bokningsassistenten ännu inte börjat jobba på
- Under behandling (Förfrågad) - Bokningsassistenten arbetar på beställningen och har skickat ut förfrågningar till dom vikarier som finns knuten till arbetsplatsen.
- Under behandling (Accepterad) - Vikarie har tackat Ja till det förfrågade passet. Bokningsassistenten har ännu inte bokat ut vikarien. Bokningsassistenten kommer boka ut vikarien inom 5 minuter*
- Tillsatt - Beställningen är bokad med en vikarie
- Förfallen - Kan antigen vara en beställning som inkom efter Bokningsassitentens''arbetstider'' (efter kl. 23.00) och beställningens starttid har passerat till när Bokningsassistenten börjar jobba igen kl. 05.00 Förfallen läggs också som status på en beställning som Bokningsassistenten arbetat med tidigare men som ingen vikarie bokades ut på.
Bokningsassistenten
- Tar vid beställningen 1 minut efter ni lagt in den i Time Care Pool
- Skickar ut förfrågningar till 10 vikarier åt gången på varje beställning
- Går igenom alla inlagda beställningar var 5:e minut. Kollar då av om någon vikarie tackat Ja eller inte. Om ingen vikarie har tackat Ja på förfrågade beställningar skickar Bokningsassistenten ut förfrågningar till 10 nya vikarier
- Vikarie svarar JA eller NEJ på sms:et som Bokningsassistenten skickar ut
- Om vikarie svarar JA läser Bokningsassistenten av det och bokar ut vikarien
- Bokningsassistenten jobbar mellan 05.00-23.00 lördag-söndag (och röda dagar)
Sidan uppdaterades den 13 mars 2024